Il tema del time management? Un evergreen, eppure ogni volta che lo si riprende in mano si impara (o si re-impara) qualcosa di “nuovo”!

Ecco 5 consigli tra evergreen e new entry!

Quante volte ci capita di avere il “giusto” tempo a disposizione per finire un progetto e di ritrovarci, invece, all’ultimo a fare le ore piccole per riuscire a portarlo a termine entro la scadenza, il tutto, chiaramente, tra rimpianti, imprecazioni per il non esserci mossi prima, promesse che non ricapiterà più in futuro e anche un pizzico di stress?

Eppure sappiamo perfettamente che se non ci diamo dei sotto-obiettivi con delle sotto-scadenze non solo “utilizzeremo” tutto il tempo a disposizione (anziché il tempo necessario), ma ignoreremo quel progetto fino a che il nostro tempo non scarseggerà (Legge di Parkinson).

E allora come fare per evitare che il nostro cervelli ci saboti?

Ecco alcuni consigli, tra evergreen e new entry:

1. Oltre a darci dei sotto-obiettivi, con delle sotto scadenze, per far leva su quel senso di urgenza che fa attivare il nostro cervello, è fondamentale dichiararli pubblicamente, a un collega o all’intero team, come se fossero delle promesse! “Quando definiamo un obiettivo, sappiamo già in partenza che esiste una probabilità più o meno grande di fallire; anzi più un obiettivo è importante ed ambizioso e più le probabilità di insuccesso aumentano”. Ma se per un obiettivo mancato ci si scusa, per una promessa mancata ci si sente in colpa… e a chi piacerebbe venir meno alla parola data, per di più pubblicamente!?! (Leggi anche: Raggiungere obiettivi: lo stai facendo nel modo sbagliato)
   
   
2. Abbandonare definitivamente il multitasking è sicuramente parte dell’ABC del perfetto time management... ma quante volte ci ostiniamo a portarlo avanti comunque? Eppure sappiamo perfettamente che se svolgiamo una sola attività, le dedichiamo il 100% della nostra attenzione; se, invece, iniziamo a farne “contemporaneamente” una seconda, la nostra attenzione non raddoppierà, bensì si frammenterà. Il risultato? Dedicheremo a ciascuna attività solo il 40% di essa! Sì, perché ci serve almeno un 20% di energia/attenzione per gestire il passaggio da una attività all’altra (capire a che punto ero arrivato, cosa dovevo fare, etc.). Quindi alla fine non solo impiegheremo più tempo per svolgere tali attività, ma non dedicandoci il 100% della nostra attenzione, saremo anche più propensi a fare errori.
   
   
3. Stilare un piano di lavoro e to-do-list con timeline diverse (da ufficio e da remoto). Il primo ci permette di avere una visione generale delle attività da svolgere (obiettivi intermedi) al fine di inserire in maniera mirata i tasselli anziché reagire ai singoli input che ci bombardano quotidianamente. La seconda -relativa alle attività che devono essere svolte in una determinata giornata (obiettivi operativi)- deve contenere le tempistiche di ciascuna attività (che possono differire se si lavora dall’ufficio piuttosto che da casa) ed è necessaria per poter lavorare per priorità/importanza. Ovvio, no? Ma quante volte non usiamo questi strumenti perché tanto “è tutto nella mia testa” e poi, puntualmente, perdiamo pezzi?!? Quante volte invece li usiamo, ma non ci chiediamo minimamente se le attività che definiamo concorrono concretamente al raggiungimento dei nostri obiettivi?
   
   
4. Prevedere quotidianamente un 20% di imprevisto (che sia realmente tale, altrimenti inseriamolo nel piano di lavoro/to-do-list). Se poi l'imprevisto si verifica, potremo gestirlo senza l'ansia che questo faccia saltare tutta la nostra pianificazione. Se non si verifica, possiamo dedicare quella percentuale di tempo a portare avanti altri task (magari meno urgenti, ma comunque importanti) o a monitorare l'andamento della nostra tabella di marcia e verificare se stiamo rispettando le deadline, se queste sono realistiche o necessitano di essere riviste, etc. 
   
   
5. Lavorare per priorità, tenendo sempre in considerazione la matrice importanza/urgenza (Matrice di Eisenhower).
   Quanto questa attività concorre al raggiungimento del mio obiettivo? (IMPORTANZA)
   Quanto è importante che questa attività venga fatta in giornata? (URGENZA)
   Meglio fare poche cose, ma realmente importanti, anziché farne tantissime -anche urgenti- ma a basso valore aggiunto!

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