Quante volte ci capita di avere il “giusto” tempo a disposizione per finire un progetto e ci ritroviamo, invece, all’ultimo a fare le ore piccole per riuscire a portarlo a termine entro la scadenza, magari ripromettendoci anche di muoverci meglio in futuro?

Ma quanto è realmente possibile avere una pianificazione e un’organizzazione funzionale in un contesto così dinamico e complesso?

Qualcuno potrebbe dire “per essere efficaci ed efficienti basta essere organizzati, non procrastinare e non ridursi sempre all’ultimo”.

Beh, idealmente è cosa nota a tutti, ma realisticamente? Come facciamo nel concreto a gestire le attività più importanti e urgenti, senza farci distrarre da quelle urgenti, ma non importanti, e gestendo, al contempo, anche tutti quei progetti altrettanto importanti, ma non urgenti, che se li trascuriamo completamente poi lo diventeranno? Il tutto in un contesto dinamico, complesso, in cui l’imprevisto -quasi all’ordine del giorno- mischia continuamente le “carte in tavola”, magari facendo saltare tutta o parte della nostra pianificazione e organizzazione?

Beh, ma a questo punto ha senso pianificare e organizzare?!?

La risposta è sì, è fondamentale. Oggi però è necessario, proprio per far fronte al nuovo contesto, far evolvere queste skill affinché siano realmente funzionali.

Facciamo un esempio: se prendiamo le parole crociate, c’è chi segue un ordine casuale, c’è chi decide di fare prima tutte le orizzontali e poi tutte le verticali, chi invece procede per blocchi mixando verticali e orizzontali in base alla loro evoluzione.

Ecco noi di ASAP Italia, riteniamo che oggi la pianificazione e l'organizzazione “classica”/”lineare” (faccio prima tutte le orizzontali e poi tutte le verticali), non sia più sufficiente; bisogna passare a una forma più “evoluta”/”a matrice” (ho sì uno schema, che prevede già un’integrazione di più soluzioni -verticali e orizzontali- ma mi tengo flessibile/aperto a rivederlo in base all’evoluzione/sviluppi).

Oggi credere di poter mettere mano alla pianificazione a inizio anno senza doverla quasi o più ritoccare è pura utopia (e il 2020 ne è la prova), ma scegliere -per questo- di non pianificare significa farsi guidare dagli eventi.

Come possiamo quindi far evolvere la nostra pianificazione e organizzazione?

  • Assumiamoci l’ownership dell’obiettivo: anche quando le tempistiche vengono definite da altri (p.e. clienti), spetta a noi scomporre l’obiettivo in sotto attività e assegnare a ciascuna di esse delle sotto deadline, che tengano sempre conto del fattore imprevisto (leggi anche: Coraggio e ownership: più leader, un unico obiettivo)
  • Una volta scomposto l’obiettivo e pianificata ogni singola attività, focus su di essa. Il multitasking lasciamolo a chi crede che l’attenzione raddoppi facendo più cose in contemporanea. Noi focalizziamoci su una sola azione alla volta e dedichiamo ad essa il 100% della nostra attenzione
  • Infine, è alquanto improbabile, che i nostri progetti oggi non coinvolgano e/o non richiedano un coordinamento efficace con altri colleghi. Quindi, fatto nostro l’obiettivo, e definito il piano d’azione, comunichiamo in maniera efficace per avere una collaborazione ottimale (leggi anche: Coordinamento ed engagament: il nuovo ruolo della comunicazione)

L’evoluzione di queste skill è un percorso graduale che richiede allenamento. Iniziamo con piccoli passi, definendoci nuove routine con pochi, ma semplici regole da rispettare e manteniamo sempre un pizzico di flessibilità.

 

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