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Quante volte decidiamo di scrivere un messaggio, un mail, etc. pensando che sia la maniera più veloce di comunicare per poi ritrovarci a dover spiegare e rispiegare il contenuto? Eppure questa modalità comunicativa -se utilizzata in maniera corretta- è molto potente!

Scopri i 3 consigli per una comunicazione scritta d’impatto!

Quante volte ci capita di:

  • Cancellare e riscrivere più volte il testo o l’oggetto di una mail?
  • Scrivere senza poi rileggere per poi scusarsi degli errori che rendevano incomprensibile i messaggi?
  • Sbagliare il destinatario perché di fretta o sovrappensiero?

Beh... se per almeno una di queste domande la risposta è sì, allora bisogna migliorare il nostro sistema di gestire la comunicazione scritta!

Ma facciamo un passo indietro, cosa è importante avere chiaro prima di scrivere?

Ecco i nostri 3 consigli!

  1. Dichiara il tuo obiettivo
    Cosa voglio ottenere con questa comunicazione?” oppure “Cosa voglio che faccia il lettore dopo averla letta?”. Ok, una volta che lo abbiamo chiaro lo comunichiamo altrettanto chiaramente? Mai dare per scontate le informazioni… esplicitiamo fin dalle prime righe qual è il nostro obiettivo (effetto primacy) e ribadiamolo prima di chiudere (effetto recency)!

  2. Cura la forma
    “Che reazione induco nell’altro con la mia comunicazione?”. Poniamoci sempre questa domanda quando scegliamo di comunicare in forma scritta e ricordiamoci che questa modalità è carente di tutta la parte non verbale e para-verbale. Evitiamo quindi di fare dell’ironia, del sarcasmo, di veicolare messaggi portatori di emozioni… potrebbero essere travisati col rischio di innescare reazioni indesiderate nell’altro!

  3. Seleziona attentamente il canale
    “Qual è il mezzo migliore per raggiungere il mio obiettivo?”. Ad esempio c’è una questione urgente, siamo sicuri che la mail sia il mezzo migliore? Il nostro destinatario la legge? Con che frequenza? Se non abbiamo queste informazioni, inutile affidarci esclusivamente a questo canale per poi passare il resto del tempo ad affligerci… “Sarà arrivata la mail?” “Perché non risponde?”. Meglio fare una chiamata o mandare un messaggio per anticipare l’arrivo di una comunicazione importante e corposa via mail, specificando poi sia nel primo che nella seconda il carattere di urgenza.

 

Ogni forma di comunicazione scritta (mail, messaggi, report, etc.) ha le sue regole d’oro... conoscerle e applicarle è fondamentale per raggiungere il proprio obiettivo, per fare accadere le cose! 

 

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