È opinione diffusa che molte riunioni siano inefficaci e inefficienti, vissute come una perdita di tempo o “rituali” da dover svolgere per ottemperare a qualche poco comprensibile procedura o burocrazia. Raramente però ci fermiamo a considerare che anche per le riunioni, come per altri strumenti operativi/gestionali, esistono delle tecniche che possono renderle più efficaci

 

Come fare? Ecco alcuni consigli utili!

 La riunione di lavoro

 

Suggerimenti per il Capo

Spesso le riunioni vengono vissute come una perdita di tempo; tuttavia, se ben gestite, rappresentano efficaci strumenti lavorativi.

Come fare?

  • Nella FASE PRELIMINARE è fondamentale definire:
Obiettivi Perché indire la riunione? Se ne può fare a meno? Cosa voglio raggiungere con essa? Definisci gli obiettivi così da poter mantenere la discussione sui binari giusti, anche qualora ci dovessero essere delle divagazioni
Partecipanti Chi deve partecipare? Quale contributo può dare ogni singola persona? Invita solo coloro il cui contributo diventa fondamentale per poter trattare determinati argomenti
Agenda Quali sono gli argomenti da trattare? Definisci gli argomenti, ricordando che bisognerà far corrispondere a ciascuno di essi un’azione da intraprendere
Indicazioni operative Dove e quando? Esplicita chiaramente il luogo, la data e la durata della riunione
Materiali È necessario distribuire documenti?

Valuta se è necessario che alcuni documenti debbano essere inviati prima, consegnati durante o lasciati dopo la riunione, affinché i partecipanti possano essere preparati in merito agli argomenti che verranno trattati.

Individua inoltre eventuali materiali ausiliari di cui potresti necessitare (p.e. proiettore, lavagna a fogli mobili, etc.)

 

NB: tutti questi aspetti andranno condivisi con i partecipanti della riunione, prima che essa avvenga

 

  • Nella FASE DI·APERTURA è importante condividere in maniera chiara con i partecipanti gli obiettivi, le regole e i ruoli (p.e. chi redigerà il verbale). Così facendo aumenterà il loro commitment ed engagement e si sentiranno maggiormente responsabilizzati

  • Nella FASE CENTRALE bisogna, invece, guidare, coinvolgere, stimolare la discussione e controllare che i tempi, definiti in agenda, vengano rispettati. Ricorda che, anche se avrai definito in maniera ottimale gli elementi della fase preparatoria, dovrai sempre essere pronto a gestire qualsiasi evenienza (p.e. chi risponde continuamente al telefono interrompendo la discussione, chi arriva in ritardo, etc.)

  • Nella FASE DI CHIUSURA è fondamenale tirare le fila, verificare che sia tutto chiaro, riassumere quanto emerso dalla riunione e programmare gli step successivi (p.e. chi deve fare cosa e in quali tempistiche). Questo farà percepire ai partecipanti l’utilità della riunione e valorizzerà il loro contributo

 

 

Suggerimenti per il Dipendente

Quando viene richiesta la tua presenza a una riunione, cerca di capirne la tipologia (p.e. informativa, consultiva, per la soluzione di problemi, creativa, di coordinamento) e l’obiettivo, per individuare qual è il tuo ruolo e il tuo eventuale contributo.

Ti viene richiesto un lavoro preliminare (p.e. visione e/o elaborazione di dati)? In tal caso, arriva preparato!

La riunione inizia a un orario preciso? Allora, sii puntuale!

È richiesto il contributo di ciascun partecipante? Sii propositivo!

Non ti lamentare dell’inutilità delle riunioni, se sei tu il primo a viverle come tali.

 

  

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