Lo scopo di una comunicazione? Far comprendere all’interlocutore ciò che si intende dire!

 

Ovvia affermazione ma spesso di difficile attuazione: incomprensioni, perdita di informazioni e richiesta di ulteriori spiegazioni sono all’ordine del giorno!

Cosa fare quindi affinché il messaggio venga recepito nel modo giusto? 

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Suggerimenti per il Capo

Alla base di ogni incomprensione vi è un errore di comunicazione.

Molti pensano semplicemente “Se non capisci, è un problema tuo!”; in realtà, la responsabilità è imputabile a chi emette il messaggio. Pertanto, adatta la tua comunicazione all’interlocutore, trasmettendogli informazioni il più possibile chiare, pertinenti, necessarie e veritiere.

Ricorda inoltre che non si può non comunicare! Anche il silenzio è comunicazione... infatti in una comunicazione efficace il linguaggio non verbale conta più delle parole!

 

 

Suggerimenti per il Dipendente

Quando il messaggio del tuo interlocutore è vago e poco chiaro, fai domande per raccogliere ulteriori informazioni e verifica di aver inteso bene quanto ti ha detto, rielaborando il suo pensiero (p.e. “Quindi mi stai dicendo di chiedere a Sara di fare da relatrice?”).

Ricorda di non dare mai nulla per scontato! La nostra mente tende in automatico a completare le informazioni mancanti attraverso delle “scorciatoie” di pensiero... che talvolta portano a conclusioni affrettate o, comunque, a interpretazioni diverse da quelle del tuo interlocutore!

Sì perché, se l’emittente è colui che ha la responsabilità del buon esito della comunicazione, il destinatario è colui che filtra le informazioni ricevute basandosi sul principio di utilità: più il messaggio è utile, più è probabile che esso giunga al destinatario in maniera corretta.

 

In altre parole... affinché la comunicazione risulti efficace, è necessario non solo sapersi esprimere al meglio, ma anche essere capaci di applicare l'ascolto attivo.

 

Come esprimersi al meglio?

Le massime di GriceIn ogni scambio comunicativo i partecipanti non intervengono casualmente, ma sembrano seguire una serie di regole ben precise, volte a rispettare quello che il filosofo Paul Grice chiama “principio di cooperazione”.

Queste regole sono riunite in quattro insiemi di massime, che vanno sotto il nome di “massime conversazionali”:

  • MASSIMA DI QUANTITÀ: fornisci le informazioni necessarie, né troppe, né poche. Questo vuol dire che bisogna sempre parlare tenendo ben presente il contesto ed evitando di esagerare in ogni senso
  • MASSIMA DI QUALITÀ: sii sincero, fornisci informazioni veritiere, secondo quanto sai. Bisogna sempre dire la verità; se viene meno questo aspetto, la conversazione perde la sua funzione primaria
  • MASSIMA DI RELAZIONE: sii pertinente. Il discorso, insomma, deve seguire una logica ben precisa
  • MASSIMA DI MODO: sii chiaro. Bisogna esprimersi sempre in modo conciso e ordinato, evitando così discorsi grossolani e ambigui

 

NB: ci sono casi, però, in cui le quattro massime vengono volutamente abbandonate: p.e. un buon mentitore non seguirebbe mai la “massima di qualità”

 

Come applicare l'ascolto attivo?

Lascolto attivoLa tecnica dell'ascolto attivo implica l'applicazione ti tutta una serie di tecniche "sottostanti":

  • ENTRARE IN EMPATIA: comprendi il punto di vista altrui, mettendo da parte le preoccupazioni e i pensieri personali. Questo implica la comprensione non solo dei contenuti, ma anche delle emozioni trasmesse nel messaggio
  • SOSPENDERE IL GIUDIZIO: comprendi le percezioni altrui, al fine di fare una valutazione priva di giudizio (buono/cattivo) su quanto comunicato. La formulazione di giudizi impedisce il reale ascolto dell’interlocutore
  • TOLLERARE LE PAUSE DI SILENZIO: dai all’altro la possibilità di riflettere, riformulare il pensiero e comprendere quanto hai detto. In una conversazione, una pausa di silenzio altera la percezione del tempo e sembra più lunga di quanto non sia in realtà
  • ASCOLTARE IL MESSAGGIO COMPLETO: evita di incorrere nell’errore di credere di sapere in anticipo cosa vorrà dire l’interlocutore, interrompendolo con risposte affrettate
  • FARE DOMANDE APERTE: poni domande che comincino con “quando”, “dove”, “chi”, “come”, etc.

 

NB: solo quando avrai il quadro completo, potrai fare valutazioni, dare pareri e/o prendere decisioni

 

 

Anche per la comunicazione scritta, le incomprensioni, la perdita di informazioni e la richiesta di ulteriori spiegazioni sono all’ordine del giorno!

 

Cosa fare quindi affinché il messaggio venga recepito nel modo giusto?

 

Le Pillole di ASAP La comunicazione efficace 4
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Suggerimenti per il Capo e per il Dipendente

In una casella di posta di lavoro arrivano decine e decine di e-mail al giorno. Pertanto, prima di tutto rispondi alle seguenti domande:

  • PERCHE': valuta sempre se è opportuno scrivere e/o rispondere a una determinata e-mail
  • A CHI: inserisci in “A” il reale destinatario del messaggio, ricordando che colui che ha la carica più alta va inserito per primo; metti in “Cc” solo le persone che devono supervisionare e/o essere informate (p.e. evita di mettere un collaboratore in “Cc” se in “A” c’è il suo capo); infine, evita l’uso del “Ccn” a meno che non sia per tutelare il destinatario
  • COSA: fornisci solo informazioni utili
  • COME: valuta bene in base ai destinatari lo stile (formale o informale) da utilizzare. Sii conciso e breve per non costringere il destinatario a leggere fiumi di parole inutili. Usa la regola dell’“ABC”: Accuratezza, Brevità, Chiarezza. Ciò che invece deve restare fedele al testo scritto tradizionale è la punteggiatura, da usare nel pieno e rigoroso rispetto delle regole ortografiche (p.e. evita i “...”, oltre che le abbreviazioni da sms). Infine, ricorda che l’oggetto è fondamentale per indurre il lettore ad aprire l’e-mail e leggerla: definiscilo alla fine e rendilo interessante, ma al contempo informativo.

 

 

 

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