Lo scopo di una comunicazione? Far comprendere all’interlocutore ciò che si intende dire!

 

Ovvia affermazione ma spesso di difficile attuazione: incomprensioni, perdita di informazioni e richiesta di ulteriori spiegazioni sono all’ordine del giorno!

Cosa fare quindi affinché il messaggio venga recepito nel modo giusto? 

 La comunicazione efficace

 

Suggerimenti per il Capo

Alla base di ogni incomprensione vi è un errore di comunicazione.

Molti pensano semplicemente “Se non capisci, è un problema tuo!”; in realtà, la responsabilità è imputabile a chi emette il messaggio. Pertanto, adatta la tua comunicazione all’interlocutore, trasmettendogli informazioni il più possibile chiare, pertinenti, necessarie e veritiere.

Ricorda inoltre che non si può non comunicare! Anche il silenzio è comunicazione... infatti in una comunicazione efficace il linguaggio non verbale conta più delle parole!

 

 

Suggerimenti per il Dipendente

Quando il messaggio del tuo interlocutore è vago e poco chiaro, fai domande per raccogliere ulteriori informazioni e verifica di aver inteso bene quanto ti ha detto, rielaborando il suo pensiero (p.e. “Quindi mi stai dicendo di chiedere a Sara di fare da relatrice?”).

Ricorda di non dare mai nulla per scontato! La nostra mente tende in automatico a completare le informazioni mancanti attraverso delle “scorciatoie” di pensiero... che talvolta portano a conclusioni affrettate o, comunque, a interpretazioni diverse da quelle del tuo interlocutore!

Sì perché, se l’emittente è colui che ha la responsabilità del buon esito della comunicazione, il destinatario è colui che filtra le informazioni ricevute basandosi sul principio di utilità: più il messaggio è utile, più è probabile che esso giunga al destinatario in maniera corretta.

 

In altre parole... affinché la comunicazione risulti efficace, è necessario non solo sapersi esprimere al meglio, ma anche essere capaci di applicare l'ascolto attivo.

 

Come esprimersi al meglio?

Le massime di GriceIn ogni scambio comunicativo i partecipanti non intervengono casualmente, ma sembrano seguire una serie di regole ben precise, volte a rispettare quello che il filosofo Paul Grice chiama “principio di cooperazione”.

Queste regole sono riunite in quattro insiemi di massime, che vanno sotto il nome di “massime conversazionali”:

  • MASSIMA DI QUANTITÀ: fornisci le informazioni necessarie, né troppe, né poche. Questo vuol dire che bisogna sempre parlare tenendo ben presente il contesto ed evitando di esagerare in ogni senso
  • MASSIMA DI QUALITÀ: sii sincero, fornisci informazioni veritiere, secondo quanto sai. Bisogna sempre dire la verità; se viene meno questo aspetto, la conversazione perde la sua funzione primaria
  • MASSIMA DI RELAZIONE: sii pertinente. Il discorso, insomma, deve seguire una logica ben precisa
  • MASSIMA DI MODO: sii chiaro. Bisogna esprimersi sempre in modo conciso e ordinato, evitando così discorsi grossolani e ambigui

 

NB: ci sono casi, però, in cui le quattro massime vengono volutamente abbandonate: p.e. un buon mentitore non seguirebbe mai la “massima di qualità”

 

Come applicare l'ascolto attivo?

Lascolto attivoLa tecnica dell'ascolto attivo implica l'applicazione ti tutta una serie di tecniche "sottostanti":

  • ENTRARE IN EMPATIA: comprendi il punto di vista altrui, mettendo da parte le preoccupazioni e i pensieri personali. Questo implica la comprensione non solo dei contenuti, ma anche delle emozioni trasmesse nel messaggio
  • SOSPENDERE IL GIUDIZIO: comprendi le percezioni altrui, al fine di fare una valutazione priva di giudizio (buono/cattivo) su quanto comunicato. La formulazione di giudizi impedisce il reale ascolto dell’interlocutore
  • TOLLERARE LE PAUSE DI SILENZIO: dai all’altro la possibilità di riflettere, riformulare il pensiero e comprendere quanto hai detto. In una conversazione, una pausa di silenzio altera la percezione del tempo e sembra più lunga di quanto non sia in realtà
  • ASCOLTARE IL MESSAGGIO COMPLETO: evita di incorrere nell’errore di credere di sapere in anticipo cosa vorrà dire l’interlocutore, interrompendolo con risposte affrettate
  • FARE DOMANDE APERTE: poni domande che comincino con “quando”, “dove”, “chi”, “come”, etc.

 

NB: solo quando avrai il quadro completo, potrai fare valutazioni, dare pareri e/o prendere decisioni

 

 

Anche per la comunicazione scritta, le incomprensioni, la perdita di informazioni e la richiesta di ulteriori spiegazioni sono all’ordine del giorno!

 

Cosa fare quindi affinché il messaggio venga recepito nel modo giusto?

 

La comunicazione efficace 2

 

Suggerimenti per il Capo e per il Dipendente

In una casella di posta di lavoro arrivano decine e decine di e-mail al giorno. Pertanto, prima di tutto rispondi alle seguenti domande:

  • PERCHE': valuta sempre se è opportuno scrivere e/o rispondere a una determinata e-mail
  • A CHI: inserisci in “A” il reale destinatario del messaggio, ricordando che colui che ha la carica più alta va inserito per primo; metti in “Cc” solo le persone che devono supervisionare e/o essere informate (p.e. evita di mettere un collaboratore in “Cc” se in “A” c’è il suo capo); infine, evita l’uso del “Ccn” a meno che non sia per tutelare il destinatario
  • COSA: fornisci solo informazioni utili
  • COME: valuta bene in base ai destinatari lo stile (formale o informale) da utilizzare. Sii conciso e breve per non costringere il destinatario a leggere fiumi di parole inutili. Usa la regola dell’“ABC”: Accuratezza, Brevità, Chiarezza. Ciò che invece deve restare fedele al testo scritto tradizionale è la punteggiatura, da usare nel pieno e rigoroso rispetto delle regole ortografiche (p.e. evita i “...”, oltre che le abbreviazioni da sms). Infine, ricorda che l’oggetto è fondamentale per indurre il lettore ad aprire l’e-mail e leggerla: definiscilo alla fine e rendilo interessante, ma al contempo informativo.

 

 

 

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