IL TIME MANAGEMENT Copertina

"Non mi interessano le ore della giornata, ma che non mi sfugga il tempo dalle mani"

(Justin Timberlake, film «In Time»)

 

Come dicevamo anche nella Pillola di ASAP di Martedì -La gestione del tempo- il tempo è una risorsa preziosa e limitata, che spesso viene sprecata o mal utilizzata.

Ti è mai capitato di avere tantissimo tempo per finire un progetto e di ritrovarti invece l’ultimo giorno a fare le ore piccole per riuscire a portarlo a termine entro la scadenza?

 

Secondo la Legge di Parkinson, tendiamo a utilizzare per un’attività non il tempo necessario bensì quello a disposizione; pertanto tendiamo a ignorare un compito con scadenza a lungo termine fintanto che il tempo a disposizione non scarseggerà… solo allora tenderemo a lavorare in maniera più efficace/efficiente!

A questo punto qualcuno potrebbe affermare “per essere efficaci ed efficienti basta procrastinare e ridursi sempre all’ultimo”. Beh, forse sì! Ma, così facendo, come gestisci poi gli imprevisti? E lo stress che si accumula? Altro che leader del proprio tempo… così si rischia solo di essere in piena balia degli eventi!

  

Ma come fare allora?

 

Ecco i nostri 3 consigli:

 

1. Avere consapevolezza del presente, concentrandosi sul “qui e ora”

1. Avere consapevolezza del presente concentrandosi sul qui e oraQuante volte mentre lavoriamo ci domandiamo “ma ho acceso il macchinario?”, “ho inviato il report?”, etc. oppure, uscendo dall’auto o da casa, “l’avrò chiusa?”, “avrò spento le luci?” e così via?

Spesso infatti facciamo le cose senza pensarci, per abitudine. Ma attenzione: vivere il presente con il “pilota automatico” può andar bene per certi aspetti (p.e. aprire un barattolo, una maniglia, etc.), ma il tempo che “sprechiamo” per ricontrollare se abbiamo acceso il macchinario, se abbiamo inviato del report, se l’auto è chiusa o se le luci sono accese, è pur sempre tempo sprecato! 

 

Sapevi che…

La “stima del tempo” e “l’orientamento temporale” si sviluppano solo attorno agli 8/9 anni. I bambini sono calati nel qui ed ora, il presente (p.e. se il suo bicchiere è vuoto, tipicamente un bimbo pensa “è vuoto, lo riempio”); crescendo, invece, sviluppiamo anche la capacità di comprendere il passato e ipotizzare scenari futuri  (p.e. se il suo bicchiere è vuoto, un adulto spesso pensa “ecco, qualcuno l’ha bevuto, dovevo nasconderlo o scrivereci sopra non toccare!”)… il problema, però, è che così facendo smettiamo di concentrarci sul presente, per recriminare sul passato o per preoccuparci per il futuro!

 

 

2. Abbandonare il multitasking

2. Abbandonare il multitaskingParlo con un collega, nel mentre scrivo una mail, cerco un documento e guardo whatsapp... Risultato? Non ho capito nulla di quel che ha detto il collega, ho mandato la mail alla persona sbagliata, non ho trovato il documento!

Ma come? Il multitasking non era la soluzione per fare più cose contemporaneamente, risparmiando tempo?

In realtà, no… anzi! Vediamo subito il perché: se svolgiamo una sola attività, le dedichiamo il 100% della nostra attenzione; se, invece, iniziamo a farne “contemporaneamente” una seconda, la nostra attenzione non raddoppierà, bensì si frammenterà e, di fatto, dedicheremo a ciascuna attività solo il 40% di essa. Perché il 40% e non il 50%? Perchè in realtà ci serve almeno un 20% di energia/attenzione per gestire il passaggio da una attività all’altra (capire a che punto ero arrivato, cosa dovevo fare, etc.). Quindi alla fine non solo impiegheremo più tempo per svolgere tali attività, ma non dedicandoci al 100% a ciascuna di esse, saremo anche più propensi a fare errori. Infine, se consideriamo anche che la nostra memoria di lavoro è capace di processare e mantenere solo un numero limitato di informazioni (in media 7) questo frammentare l’attenzione su più attività ci fa perdere informazioni, in quanto fa diminuire ulteriormente la nostra capacità di memoria. Risultato? Facendo multitasking siamo più stressati/frustrati (come studi hanno dimostrato).

In altre parole, il multitasking peggiora progressivamente le prestazioni del nostro cervello: saltare in continuazione da una cosa all’altra fa perdere lucidità, capacità di memoria e organizzativa. Non stiamo ottimizzando il tempo, bensì lo sprechiamo facendo tante cose... male!

 

 

3. Stilare un piano di lavoro e una to do list

3. Stilare un piano di lavoro e una to do listIl primo ci fornisce una visione generale delle attività da svolgere in un lasso di tempo medio e ricomprende i nostri obiettivi intermedi. Questa visione globale del puzzle ci permette di inserire in maniera mirata i tasselli evitando di reagire ai singoli input che ci bombardano quotidianamente.  La seconda, invece, riguarda appunto le attività che devono essere svolte in una determinata giornata, include gli obiettivi operativi ed è necessaria per poter lavorare per priorità/importanza.

Come fare nel concreto?

  1. Elenca tutte le attività­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­ e individua il tempo che ti occorre per ciascuna di esse
  2. Se le attività sono complesse, scomponile in sottoelementi finché ciascuna non richieda più di due ore per essere completata
  3. Assegna ai lavori la loro priorità in base alla matrice importante – urgente

 

Attenzione!

Quando stili la to do list giornaliera ricorda sempre che:

  • Tendiamo a sottostimare il tempo che occorre per eseguire una certa attività di circa il 20% → per ciascuna attività, quindi, stima sempre un lasso di tempo più ampio di quello apparentemente previsto e considera anche gli imprevisti
  • È il 20% di ciò che facciamo a determinare l'80% dei risultati (Legge di Pareto) → individua e attribuisci la massima priorità a quel 20% di attività che contribuiscono al 80% dei risultati. Meglio fare poche cose, ma quelle realmente importanti, anzichè farne tantissime ma a basso valore aggiunto... si rischierebbe solo di correre tutto il giorno, per arrivare alla sera con in mano un pugno di mosche!

matrice importanza urgenza

 

Per concludere…

La parola magica per un perfetto time management? AUTODISCIPLINA

E ricorda… la priorità deve essere dettata dall’importanza e non dall’urgenza… Work smarter, not harder!

 

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Allora non perderti la pillola di martedì prossimo su "La riunione di lavoro"!

 

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